Bienvenue dans cette capsule d’autoformation portant sur l’organisation de votre boîte de courrier électronique à l’aide des règles et des boîtes de rangement.

Pour créer des dossiers, cliquez sur Créer un dossier puis nommez-le.

Il est aussi possible de créer un nouveau dossier en faisant un clic droit sur le résumé du message dans la zone centrale. Il faut cliquer sur Déplacer puis sur Créer un dossier et le nommer.

Vous pourrez ensuite facilement classer vos courriels manuellement dans les dossiers que vous aurez créés. 3 options s’offrent à vous. Vous pouvez simplement glisser et déposer un message vers le dossier choisi qui apparaît dans le volet de gauche. Une confirmation sera demandée.

Vous pouvez aussi faire un clic droit sur le résumé du message puis, cliquer sur Déplacer afin de choisir un dossier déjà existant. Enfin, lorsque le message est ouvert, vous trouverez l’option Déplacer vers dans la barre d’outils. Cliquez sur le chevron pour voir apparaître les dossiers. Et sélectionnez le dossier de votre choix. 
Afin d’automatiser le classement de vos courriels, il est possible de créer des règles dans Outlook.

Pour ce faire, cliquez sur l’icône des paramètres, puis, tout au bas cliquez sur Afficher tous les paramètres d’Outlook. Dans la zone centrale de la nouvelle fenêtre, cliquez sur Règles puis sur Ajouter une nouvelle règle.

Il faut maintenant paramétrer cette règle en la nommant puis en sélectionnant une condition et une action. Comme vous pouvez le constater, il y a beaucoup de possibilités.
Regardons-en quelques-unes.

On peut voir des conditions qui sont appliquées en lien avec l’expéditeur ou le destinataire, avec l’objet du message, avec les mots qui seraient contenus dans le message, dans l’adresse de l’expéditeur ou du destinataire, etc. Vous pouvez aussi utiliser des conditions liées à des périodes spécifiques.
Regardons maintenant les différentes actions.

Vous pouvez demander de déplacer, copier ou supprimer des messages répondant à une règle. D’autres actions sont aussi possibles.

Pour les besoins de cette capsule, je vais créer une règle simple pour que tous les messages qui contiennent le mot Kreocode dans l’objet soient déplacés
automatiquement dans le dossier Projet Kreocode que j’ai créé précédemment. Donc j’ajoute une règle que je nomme transfert dossier Projet Kreocode.

Je choisis la condition L’objet ou le corps contient le mot Kreocode. Choisissons l’action à poser lorsqu’un courriel reçu répond à cette condition.

Je sélectionne l’action Déplacer vers et je clique sur le dossier Projet Kreocode. Si mon dossier n’avait pas été créé auparavant, je pourrais le faire ici. La case Ne plus traiter des règles doit rester cochée. Il ne reste plus qu’à cliquer sur enregistrer.

Voilà, nous avons survolé les principales fonctions du volet « Rangement des messages et établissement de règles » d’Outlook sur le web.