Musique Thématique d’entrée (5 sec)

Bienvenue dans cette capsule d’autoformation portant sur la gestion de catégories, des indicateurs, des rappels et des notifications dans Outlook.

Les catégories de couleurs sont un excellent moyen d’organiser vos différents éléments d’Outlook. Elles permettent d’identifier et de regrouper vos messages, vos rendez-vous et vos contacts. Vous pouvez choisir parmi un ensemble de catégories par défaut qui sont organisées par couleur ou créer vos propres catégories afin de les attribuer à vos éléments Outlook.

Pour créer une nouvelle catégorie, cliquez sur l’icône « étiquette » située dans le ruban supérieur. Choisissez « Nouvelle catégorie » dans la fenêtre qui s’ouvre. Donnez-lui un nom et choisissez une couleur.
Pour modifier une catégorie déjà créée, choisissez « Gérer les catégories ». Cliquez sur l’icône « crayon » de la catégorie que vous souhaitez modifier afin de lui donner un nouveau nom. C’est au même endroit, en cliquant sur l’icône « poubelle » que vous pourrez supprimer une catégorie.

Une nouvelle catégorie est créée. Voyons maintenant comment l’attribuer à un élément.

Pour un courrier électronique, vous pouvez sélectionner un message cliquez sur l’icône « étiquette » puis choisir la catégorie désirée. Vous pouvez également accéder à cette fonction en effectuant un clic droit sur le message puis glisser votre souris sur le mot « Catégoriser » afin d’afficher les options. Il est possible d’attribuer plusieurs catégories de couleurs à un seul élément en faisant la même opération à nouveau et en choisissant une autre catégorie.

De plus, en sélectionnant plusieurs messages, vous pourrez leur attribuer la même catégorie.

Pour catégoriser un élément de votre calendrier, c’est le même principe. Faites un clic droit sur un événement, puis glissez votre souris sur le mot « catégoriser » pour faire apparaître les options. Cliquez sur la catégorie souhaitée pour l’attribuer à l’événement.

L’ajout d’un indicateur à un message vous permet de définir un rappel de suivi.

Sélectionnez un message puis cliquez sur le chevron à droite de l’icône « drapeau » dans le ruban supérieur pour faire apparaître les options de rappel.

Sélectionnez le moment souhaité. Un drapeau rouge apparaîtra dans la zone centrale et un message apparaîtra dans le volet de lecture pour vous indiquer que le message a été marqué pour un suivi et mentionnera la date à laquelle vous devez commencer et terminer le suivi. Vous recevrez un rappel le moment venu. Celui-ci s’affichera dans le volet de lecture, sous la ligne d’objet de votre message. Lorsque le suivi a été fait, deux options s’offrent à vous pour l’indiquer : vous pouvez retourner dans les options de l’icône « drapeau » ou simplement cliquer sur le drapeau rouge dans la zone centrale. Un crochet remplacera alors le drapeau pour indiquer que le suivi est terminé.

Finalement, il est possible de paramétrer les notifications selon vos besoins afin de limiter les distractions. Voici un des chemins pour le faire. Cliquez sur l’icône « cloche » puis sur « personnaliser ». Il faut ensuite cliquer sur le message au bas de cette fenêtre qui permet d’afficher tous les paramètres de notifications. Vous pourrez alors cocher ou décocher les options. Enregistrez puis fermez la fenêtre. Les modifications seront appliquées.

Voilà, ce sont quelques aspects intéressants pour mieux gérer votre boîte de courriels à l’aide des catégories, des indicateurs, des rappels et des notifications.